Egy rendezvény háttere

Kevesetek tapasztalta meg, hogy mit jelent egy rendezvényt összehozni, sokatok csak a végeredményt, a játékot, a díjakat és a csajokat látja. Most megpróbálunk egy kis betekintést adni, hogy mi minden zajlik a kezdetektől addig a pillanatig, amíg megnyitjuk a regisztrációt.

1. Ötlet

Akármit veszünk figyelembe a megvalósítás itt kezdődik. Odáig mindig egyértelmű a kérdés, hogy „Akarunk? Akarunk!”. Már ennél a pontnál ki kell találnuk, hogy pontosan mit szeretnénk, hiszen a további lépések ezen múlnak. Ezeket a beszélgetéseket egy hosszúra nyúlt délután szoktuk megtartani ötletbörze jelleggel. Kitaláljuk a verseny jellegét, felépítését, hova kéne elvinni, nagyjából milyen nyereményeket szeretnénk, stb. Ezeket felvéssük egy füzetbe, majd előkerül egy piros toll, ami csak vonalakat húz: kiderítjük, hogy mi az amit pénz hiányában biztosan nem tudunk megvalósítani.
2. Erőforrások feltérképezése

Az Electronic Artsszal kooperált bajnokságoknál, például a tavaly négyszer megrendezett FIFA Klubnál, ebből a szempontból szerencsés helyzetben vagyunk, hiszen ők jelenleg rendelkeznek konzolokkal, hozzájuk való kontrollerekkel, kábelekkel, TV-kkel. De amennyiben egyik szervező sem rendelkezik eszközökkel, akkor komoly tárgyalásokba kell belemásznunk. A magyar gazdasági helyzet mindenki számára ismert, mi első körben barter-megállapodásokat szeretnénk kötni, a másik fél pedig pénz szeretne kapni érte. Nem kevés időbe tellik, de végül sikerül találni egy mindkét fél számára előnyös megoldást.
Amennyiben szükséges, hoszteszeket, segítőket kell találni, ami szintén többletköltséggel jár, hisz egy egész napot kevesen dolgoznának végig puszira, muszáj nekik valamilyen ellenszolgáltatást nyújtani.

line

3. Helyszín

Ha már vannak konzoljaink, akkor helyszínt is találni kell, hisz a levegőben mégsem tudtok játszani. Csakúgy, mint a második pontnál itt is a pénz a legfőbb kérdés. Ha nem sikerül ismerősökön keresztül, olcsón, vagy akár ingyen, fogyasztásért helyszínt találni, akkor alsó hangon öt, de inkább hatszámjegyű összeget kéne lepakolni az asztalra. A legtöbb terv itt borul, amikor hosszú, hónapos keresés után sem sikerül találni.


4. Marketing, nyeremények

Ha az első három pontot sikerrel vettük, akkor jön a látszólag egyszerű, ám mégis nehéz lépés, amikor egy eladható külsőt kell találnunk a versenynek. Ide beletartozik a szórólap megtervezése, a név végleges megválasztása, díszítések keresése. Ez is az első ponthoz hasonlóan legalább egy egész délutános móka valamelyik kávézóban laptopjaink bűvöletében.
Itt beszéljük át a nyereményeket is, hogy mi az amit szeretnénk adni, és mi az, amit meg is tudunk szerezni. A saját készletből való nyeremények mindig biztosak, külső szponzortól való nyereménynél pedig szintén közrejátszik a gazdasági helyzet, vagyis, hogy nem szivesen mennek bele ismeretlenbe, sokat kell kilincselni, anyagokat adni a cégeknek, hogy eladjuk a rendezvényünket.

5. Megvalósítás

Végül jön a rendezvény legszebb része, amikor az eddigiek összeállnak egy egésszé. Az EuroFIFA szerkesztői könyvet tudnának írni az elmúlt 6-7 év tapasztalataiból, hogy mennyi szenvedést tud okozni ez a lépés. A kisebb rendezvények helyszínére is minimum 2, de inkább 3 órával kezdés előtt meg kell érkezni, össze kell rakni a konzolokat, beállítani a játékot, felépíteni az adminisztrációt. Rengeteg buktató is előkerülhet, például, hogy a csomagban nincs elegendő HDMI kábel, nem tudjuk rögzíteni a TV-ket, nincs internet, ezáltal lehetetlen a keretek frissítése. Megesett az is, hogy elkezdtük a keretfrissítéseket, majd egyszer csak elszállt a net, a konzolok egy része frissítetlen maradt. Öröm az ürömben, hogy ott éppen volt 3G lefedettség, így ugyan lassan, de le tudtuk szedni a legfrissebb kereteket a kezdésig.
Jó esetben minden akadály nélkül végigmegy a bajnokság, átadjuk a díjakat és kezdődik a pakolás, amivel lezárhatjuk az egész procedurát.
Ennél a pontnál szeretnék egy személyes esetet felvázolni, hogy lássátok mennyire durva is a lebonyolítás. A 2009-es 4v4 focikupa első hétvégéjét szeretném elmesélni nagy vonalakban, aminek Kecskemét, majd Debrecen adott otthont. Péntek fél hétkor kelés, iskola háromig. Éjfélkor indulás a Népligettől Kecskemétre, ott a sátrak, pályák, kerítések felállítása, majd a hajnali órákban a konzolok beállítása, egy kávé és kezdődhetett a kupa levezénylése. Verseny végén az építmények szétszedése, felpakolás a kamionba, a helyszín visszavarázsolása eredetivé, majd este 9-kor indulás Debrecenbe, érkezés hajnali 1-kor, szállás elfoglalás, 1,5 óra alvás két nap után (!), kelés, és a kecskeméti procedúra kezdése elölről, majd hétfő reggel 8-kor zárthelyi írás.
Itt is lehetne ragozni azokat a buktatókat, amikor nincs áram, nem passzolnak össze a tomcat darabjai, jön az eső, és millió kis apróság

Reméljük ezzel a cikkel egy kicsit átlátjátok, hogy mi mindenen megyünk át a rendezvényt megelőző hónapban/hónapokban, vagy akár csak az esemény reggelén is.

Amennyiben igény mutatkozik rá, szivesen leírunk hosszabb terjedelemben egy-egy történetet, hisz mindannyiunk tarsolyában van pár nagy élmény.